我校仪器设备类档案实行“统一管理，分级保管”的原则。档案馆负责价值10万（含）元以上仪器设备档案的建档、保管及利用工作。设备使用保管单位负责价值10万元以下仪器设备档案的建档、保管及利用工作，资料目录清单档案馆备案。
价值在10万（含）元以上大型仪器设备档案归档须知：
归档准备：
仪器设备采购单位在“哈尔滨工程大学固定资产管理平台”对拟转固定资产仪器设备提交“验收申请”，待国有资产管理处审批完成后，打印出“验收单（四联单）”。携带“验收单（四联单）”、“大型仪器设备技术验收报告”及全套随机资料到档案馆移交归档。“大型仪器设备技术验收报告”必须填写规范、准确、详实。随机资料必须齐全、完整、有效。
归档要求：
1.“大型仪器设备技术验收报告”中各项目均如实准确填写，有就必填不得漏项。如产品型号、生产国别、经费来源及金额等。仪器设备名称必须与合同中的名称及固定资产平台的申报名称一致。所涉及到场参与工作的人员姓名必须手签。“设备验收记录”项必须按所包括内容详细整理并加以说明。
2.仪器设备随机资料归档要求要求字迹工整，图样清晰。并且均为原件，随机资料不接收复印件。
价值10万（含）元以上大型仪器设备档案归档范围及简要说明
（一）外购（通用）仪器设备
1.装箱单（生产厂家提供原件）
2.合格证等质量证明文件（生产厂家提供原件）
3.出厂检测报告、校准报告（生产厂家提供原件）
4.原产地证明（国外品牌设备需提供此项，由生产厂家提供原件）包含商检报告
5.说明书、操作手册（生产厂家提供）
6.安装基础图、电气接线图、安装工艺规程（实际情况）
7光盘（实际情况）
8.需交付的其他文件材料
（二）非标自制仪器设备
1.设计任务书、合同、技术协议、方案论证报告、设计方案
2.设计方案评审、设计评审、工艺评审
3.设计计算文件
4.设计图样（零件图、装配图、布置图、原理图、系统图等）
5.设计技术总结、研制总结报告
6.校准文件、调试试验报告、检定报告或校准报告
7.产品合格证明文件
8.外购件、外协件的合格证、保修卡、说明书（提供原件，装订成册）
9.原产地证明（国外品牌外购件需提供此项，由生产厂家提供原件）包含商检报告
10.装箱单
11.工艺规程、工艺说明书、使用说明书
12.安装调试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
13.运行测试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
14.光盘（实际情况）
15.需交付的其它文件材料
（三）特种仪器设备
1.装箱单（生产厂家提供原件）
2.制造单位的资质证明（制造许可证、营业执照、设计单位批准书、组织机构代码证、商标注册证、质量认证文件等）
3.特种设备的设计文件/说明书
4.出厂检测报告（生产厂家提供原件）
5.监督检验证明（由使用单位所在地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验检测结果、鉴定结论）
6.特种设备使用登记证、登记牌（特种设备安全监督管理部门提供）
7.产品整机质量合格证
8.产品成品件、外购件合格证及使用说明书（各外购件的生产厂家提供）
9.安装技术文件和资料（安装基础图、地基图、电气接线图）
10.安装调试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
11.运行测试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
12.压力管道元件的合格证及使用说明书；安装使用说明书；产品质量合格证
13.锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明
14.锅炉总体安装质量图、锅炉主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度计算、锅炉安全阀排气量计算文件、水质标准、水处理方法
15.起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明
16.反应容器和储运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片
17.光盘（实际情况）及需交付的其它文件材料
（四）软件仪器设备
1.装箱单（生产厂家提供原件）
2.合格证等质量证明文件、（生产厂家提供原件）
4.原产地证明文件（生产厂家提供原件），国产软件需提供软件著作权登记证书
5.软件使用授权许可协议（生产厂家提供原件）
6.销售授权书（生产厂家提供原件）
7.说明书、操作手册（生产厂家提供）
8.光盘（实际情况）
9.需交付的其它文件材料
附件：哈尔滨工程大学价值10万元以下设备档案资料目录清单
