亲爱的校友：

为深入贯彻落实习近平总书记视察学校重要讲话重要指示精神，打好“校友双向赋能攻坚战”，进一步发挥档案工作存史资政育人功能，记录好留存好校友成长历程、事业成就、社会贡献，助力学校“双一流”建设和高质量发展，学校档案馆与发展联络部拟联合开展特色校友档案征集工作。具体安排：

一、责任主体

1.学校档案馆：牵头组织特色校友档案征集工作。负责接收、审核、整理、保管所有征集到的校友档案资料（征集范围见附件），对接各征集主体，解答征集过程中的相关疑问，统筹推进征集工作落地见效。

2.学校发展联络部：负责联络各地校友会，统筹协调校友档案征集工作，协助各院系对接校友，汇总整理征集到的档案资料；

3.学校内设教学科研单位：负责本单位校友名单梳理，协助征集校友档案资料。

二、征集方式

本次征集采用“自愿捐赠、协助征集、线上线下相结合”的方式，具体如下：

1.自愿捐赠：广大校友可直接将相关档案资料（纸质、电子、实物均可）捐赠至学校档案馆，捐赠者可获得学校档案馆颁发的捐赠证书及纪念品，捐赠档案将由档案馆永久珍藏、规范管理。

2.协助征集：学校内设教学科研单位对征集到的资料进行初步审核后，统一报送至学校档案馆。

3.线上征集：电子类资料（照片、视频、文档等）可发送至指定邮箱，邮件主题注明“校友档案+姓名+毕业院系+毕业年份”，并在邮件中注明联系方式；如有对应纸质资料、实物可通过邮寄或现场交送方式提交。

4.线下征集：对珍贵实物档案、批量档案，可联系学校档案馆，工作人员将主动联系，就归档事宜进行对接，完成征集工作。

三、报送方式及联系方式

1.自愿捐赠/邮寄地址：哈尔滨市南岗区南通大街145号哈尔滨工程大学图书馆东楼档案馆201室，联系人：杨杰，联系电话：18745149565。（请在包裹上注明“特色校友档案征集”）；

2.线上征集邮箱：yangjie66@hrbeu.edu.cn

档案馆 发展联络部

2026年4月16日

 附件1：特色校友档案征集范围.pdf
 附件2：特色校友档案捐赠信息表.docx