自新冠肺炎疫情发生以来，学校档案馆根据工信部办公厅、各级档案主管部门的有关文件要求以及学校的有关工作安排，能够结合本馆的工作实际，多措并举，在扎实做好疫情防控期间档案服务及基础业务工作的同时，积极做好有关疫情防控工作档案的收集工作，先后发布了《关于哈尔滨工程大学新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》《关于档案馆(哈军工纪念馆)近期工作安排的通知》等通知。按照通知要求做好三个方面工作：

一是加强学习，积极防控。利用部门微信群发布有关习近平总书记关于疫情防控系列重要讲话和指示批示精神的学习材料，以及学校坚决贯彻习近平总书记重要指示精神和党中央、国务院决策部署，认真落实省委省政府部署要求，精心组织，上下联动，全力抗击疫情的工作部署等信息。学习采取线上视频会议集体学习与线下自主学习相结合的形式，做到学深悟透、融会贯通、真信笃行；学习在与查档师生不能面对面的情况下如何提供档案服务利用的业务知识，以此提升工作能力。

馆内的两名机关蛟龙突击队队员车艳红、李艳梅积极响应机关党委号召，分别参与一次性医用口罩等防疫物资的发放、承担校内社区居家隔离住户隔离状况检查的专项任务，其内容包括每日两次检查校园内居家隔离住户单元门张贴提示标识、封条和安装电子门封报警装置是否齐备完好，并配合社区为居家隔离居民配送生活物资、药品、倾倒生活垃圾，及时帮助其解决生活困难，受到社区以及学校有关部门的高度评价。

二是“档案归档不断档”。学校在疫情防控工作中形成了大量的文字、照片、录音、录像、电子文件和实物等材料，这些材料是学校抗击新冠肺炎疫情的过程实录，对正在进行的疫情防控工作和今后可能发生的重大灾害的防治工作具有重要查考和借鉴价值，是学校档案不可或缺的组成部分。为确保新冠肺炎疫情防控工作过程中形成的有价值的文件材料和数据(包括纸质文件、照片、音像材料、电子文件、实物等)齐全完整、整理规范、及时归档及安全保管，特制定发布了《哈尔滨工程大学新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作指南》，明确归档目的、归档部门、归档范围、归档标准、归档时间、归档工作联系人等工作内容。积极与10多个部门沟通后建立了联络机制，在归档过程中有计划、有步骤地给予相应的业务指导。

另外，在青岛校区科研项目验收、高科技船舶计划科研项目验收及其设备验收等工作中，指导其收集、整理相关文件材料，为其提供案卷目录和归档文件目录等，为项目顺利通过验收在业务上提供了智力支持。

三是“档案利用不打烊”。为有效减少办公人员聚集，为教职工、学生及校友提供安全、方便的服务，档案馆结合业务办理需求情况和疫情防控工作实际，实行了馆领导、科室负责人、馆员的三级值班制度，工作日有值班人员现场办公，非工作日全馆人员24小时保持手机畅通，以随时接听师生的查档咨询电话。在非馆内工作人员不允许进馆的特殊情况下，档案业务办理采取电话咨询和微信办理的形式，在严格履行查阅档案审批程序的前提下做好档案查阅利用服务，全面推行“邮寄办”“网络邮箱办”“电话现场办”“馆外交接办”等方式，满足了师生的档案利用需求。如各类认证证明等通过微信、邮寄的方式发给校内外的师生，财会凭证等档案拍照后发到查档人员的邮箱，不能提供确切查档信息而只提供范围的通过电话沟通现场筛选后办理查阅，档案复印件需盖公章印证的采用先填写请印登记后在馆外交接的方式。

从3月份开始截止至目前，经过粗略统计，共接待电话、微信等不同方式的咨询近百次，归档8个相关项目的设备档案、科研档案，10人次借阅基建档案，15人次借阅科研档案、产品档案，8人次借阅党群、行政档案，10多个部门及课题组经费支出审计的财会凭证查阅，出具各类认证证明254份。较好地配合学校基建工程维修改造、市区老旧小区改造项目申报，多个相关科研项目申报、奖项申报、军方工作检查、研究参考、经费支出审计等工作，以及多位校友个人的职称评聘、职务晋升等事项，认真及时地完成了疫情防控期间档案收集与利用服务工作。