一、归档时间
科研院每年3-5月集中归档上一年度的科研档案材料。
各科研项目在项目结题后统一归档该项目的全部材料。执行周期2年以上的科研项目实施年度归档，归档时需提交当年所产生的所有文件材料。科研项目归档需提前预约。
二、归档范围
详见《关于印发<哈尔滨工程大学科学技术研究档案管理办法>的通知》（哈工程校发[2016]73号）。
三、归档要求
1、归档材料一式一份，需为原件。若归档复印件，需附情况说明，写明原件去处，并由项目负责人审核无误后签字，加盖公章。
2、归档时，根据项目立项阶段、执行阶段、结题阶段进行分类排序。
3、归档时，需持填写好的《哈尔滨工程大学档案归档材料移交清单》一式两份。项目负责人对归档材料进行审核，审核合格后，在《哈尔滨工程大学档案归档材料移交清单》上签字。档案馆对项目归档材料进行审查，审查合格后，档案员在归档移交清单上签字，并加盖归档专用章。档案馆与归档单位各执一份。
4、自产文件需用A4纸打印，拆除文件材料的金属物、塑料皮、塑料夹，用黑色笔书写。图纸按A4规格折成手风琴式，图名、图签折在外面。
5、文件材料封面需标明项目名称、作者、完成时间，自产文件加盖公章。涉密科研项目文件需在封面相应位置加盖“国家秘密标识栏”章（一般为左上角），标明密级、知悉范围，定密责任人签字。
6、磁盘、光盘、录像带、录音带等需要在相应介质可书写区域注释时间、地点、人物、事件等。
7、内容中需要签字盖章的部分需签署完整，并填写日期。
8、移交的科研文件材料本身未标示页码或页码不连续的，需要按顺序编写页码，无论单面或双面，只要有书写文字，均应编写页码。页码位置在正面右下角、背面左下角，用铅笔编写。
9、若项目验收有指定的格式要求，请在归档时提供“格式模板”。并在正式归档30日后，领取科研项目归档清单。
哈尔滨工程大学科学技术研究档案管理办法
地址：哈尔滨市南岗区南通大街145号哈尔滨工程大学图书馆东配楼
邮箱：archives@hrbeu.edu.cn
电话：0451-82588005
邮编：150001
