哈尔滨工程大学各类档案归档范围及保管期限表-哈尔滨工程大学档案馆

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哈尔滨工程大学各类档案归档范围及保管期限表

发布日期：2023-09-01 作者：信息来源：浏览次数：

（2008年3月，档字〔2008〕2号）

一、党群类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	DQ11党务综合
1	上级党组织下发的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校党代会文件材料
2.1	大会的通知、议程、工作报告、开、闭幕词、请示、决议、总结、纪要，大会发言、领导讲话、主席团和代表名单、候选人简介、选举办法、选举结果和上级批复、简报、快报等	永久
2.2	贺信、贺电、提案、选举过程中形成的文件、小组会记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料	30年
2.3	参考文件、会议未通过文件、会议筹备计划、预选办法、工作人员名单、选票式样等	10年
3	党委（扩大）会、常委（扩大）会、书记校长联席会、党委系统办公会等会议的记录、纪要、决议、决定及讨论通过的文件	永久
4	党委召开的各种工作会议的文件材料
4.1	会议记录、通过的文件、典型材料、会议人员名单、报告、领导讲话、决议、决定	永久
4.2	典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	30年
4.3	小组会议记录、参考材料	10年
5	党委召开各种座谈会、汇报会记录	10年
6	校党委工作大事记	永久
7	上级召开的重要会议文件材料
7.1	本校领导在会上的发言、本校提供的材料、涉及本校工作的领导讲话	30年
7.2	一般的	10年
8	党和国家领导人、上级领导人来校视察时的讲话、报告等有关活动形成的文件	永久
9	党委工作计划、报告（含调查报告）、总结（含经验总结）
9.1	年度和年度以上的	永久
9.2	年度以下的	10年
10	党委颁布的决定、通知、通报、规定及批转材料
10.1	重要的	永久
10.2	一般的	30年
11	校党委领导参加校外重大活动、代表学校的发言	永久
12	工作简报、情况反映等内部刊物	30年
13	重要的电话、电传记录	30年
14	群众来信、来访的文件材料
14.1	有领导批示或处理结果的	30年
14.2	一般的	10年
15	启用印章的批文和印模	永久
16	年度以上的统计材料	永久
17	党委各机关、总支的工作计划、总结、报告、请求与批复	永久
18	奖励方面的文件材料
18.1	校党委奖励的集体和个人的有关材料	永久
18.2	党总支奖励的集体或个人的有关材料	30年
19	收发文登记簿、校发文编号本	10年
	DQ12纪检、监察
1	上级关于纪检、监察工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制订的有关纪检、监察工作的规章制度、文件
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	工作计划、总结、调研材料
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	会议记录、规章制度	30年
5	党员处分的决定、批复及有关材料	永久
6	党员申诉及复查材料
6.1	撤销处分的	永久
6.2	维持原案的	30年
7	群众举报及调查材料
7.1	立案并有结论的	30年
7.2	一般的	10年
8	群众来信来访及处理意见
8.1	有领导批示或处理结果的	30年
8.2	一般的	10年
	DQ13组织
1	上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制订的有关组织工作的规章制度、文件
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	工作计划、总结、调研材料
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	本校组织机构设置、变动的请示及决定、批复、通知	永久
5	党员及党组织统计年报	永久
6	干部任免、离退休的决定、请示、批复、通知	永久
7	党委批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的材料	永久
8	党员组织关系介绍信	永久
9	党员名册	永久
10	先进党支部、优秀党员事迹及名单、决定	永久
11	总支、支部成立或改选的审批材料	永久
12	副处级以上干部、党员、总支、支部委员名册	永久
13	发展新党员、预备党员转正名册	永久
14	主持召开的重要会议文件材料、领导讲话	30年
	DQ14宣传教育
1	上级关于宣传工作的文件
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制订的有关宣传工作的规章制度、文件
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	工作计划、总结、调研材料
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	思想政治工作动态及调查材料	10年
5	全校性形势任务、政治形势报告材料	10年
6	反映本校情况的各类报刊、剪报	永久
7	召开全校性宣传工作会议、活动的材料、会议记录、纪要	永久
8	《工学周报》年合订本	永久
9	党校的工作计划、总结、教学计划、实施办法	永久
10	党校的重要的教案、讲稿	30年
11	入党积极分子、预备党员培训班名册	永久
12	有关普法教育、“两课”教育、“精神文明”等材料	30年
13	本单位制订的规章制度、整改措施、管理办法等有关材料	30年
	DQ15统战
1	上级关于统战工作的文件
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制订的有关统战工作的文件
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	工作计划、总结、调研材料
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	召开重要会议的领导讲话、通过的文件、会议记录	30年
5	出席各级人大代表、政协委员名单及审批材料	永久
6	统战工作情况调查、典型材料、统计年报	永久
7	各民主党派组织、负责人、成员名册及有关材料	永久
8	统战对象，台、港、澳和侨务工作材料	30年
9	本单位制订的规章制度、整改措施、管理办法	30年
	DQ16工会
1	上级关于工会工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制订的有关工会工作的规章制度、文件
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	工作计划、总结、调研材料
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	工代会、教代会的有关文件
4.1	请示、批复、议程、开闭幕词、领导讲话、代表名单、讨论通过的文件、决议、纪要、候选人简介，选举结果，选举办法	永久
4.2	贺信、贺电、提案、报告	永久
4.3	参考文件、小组会记录、工作人员名单、选票	30年
5	先进集体、先进个人的名单及材料、文件	永久
6	处分会员的有关材料	永久
7	出席上级工代会、教代会的人员名单、文件、发言	永久
8	发展新会员名册	30年
9	工会各级组织机构成立及变更情况	永久
10	任免工会干部的通知	永久
11	妇女工作材料	30年
12	各级工会干部及会员名册	永久
13	与有关单位签订的合同、协议、聘书	永久
	DQ17共青团
1	上级关于共青团及青年工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	团代会、学代会文件材料
2.1	请示、批复、代表名单、报告、开闭幕词、领导讲话、大会发言、讨论通过的文件、决议、纪要、选举结果、上级批复	永久
2.2	贺信、贺电、提案、简报	永久
2.3	参考文件、小组会记录、工作人员名单	10年
3	本校制订的有关共青团工作的规章制度、文件
3.1	重要的	永久
3.2	一般的	30年
4	团委召开的会议记录、报告
4.1	重要的	30年
4.2	一般的	10年
5	工作计划、总结、调研材料
5.1	年度和年度以上的	永久
5.2	年度以下的	10年
6	团组织专职干部统计年报	永久
7	团员纪律处分决定及有关材料	永久
8	任免专职团干部的通知	永久
9	奖励团工作、学生会工作先进集体、个人的材料	永久
10	团委、学生会编辑的期刊、简报	30年
11	团员名册	永久
12	社团活动、社会实践、勤工助学等有关材料	30年

二、行政类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	XZ11行政综合
1	上级有关行政管理的综合性文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	校长办公会、处级干部会会议记录、纪要	永久
3	校召开的大会、举办活动的讲话、报告、记录、发言
3.1	重要的	永久
3.2	一般的	30年
4	上级机关召开的重要会议文件材料
4.1	校领导、专家在会上的发言或交流材料	永久
4.2	需长期贯彻的文件	30年
5	党和国家领导人、上级领导来校视察、检查工作时的讲话、报告、题词及有关活动材料
5.1	重要的	永久
5.2	一般的	30年
6	校领导及上级领导有关本校工作的来往信函及向报社、电台发表的稿件、讲话
6.1	重要的	永久
6.2	一般的	30年
7	本校工作发展规划、年度计划、总结、请示与批复	永久
8	校制发的决定、规定、通知、通告、布告及规章制度等
8.1	重要的	永久
8.2	一般的	30年
9	校各种年度以上的统计报表	永久
10	校制发的简报、通讯、情况反映等材料	10年
11	奖励处分的文件材料	永久
12	大事记、历史沿革及校史	永久
13	启用、销毁印章的文件及印模	永久
14	校庆工作、校友会活动的有关材料
14.1	重要的	永久
14.2	一般的	30年
15	校友工作材料	30年
16	群众来信来访材料
16.1	有领导重要批示和处理结果的	永久
16.2	其他有处理结果的	30年
17	重要的电话记录、电传	30年
18	校所属处级单位的会议记录、纪要、简报	30年
19	校所属处级单位的工作计划、总结	30 年
20	校所属处级单位的各种学术活动材料	30年
21	校所属处级单位与校外单位合作材料	30年
22	校所属处级单位的统计年报及重要材料	30年
23	收发文登记簿、校发文编号簿	10年
24	运动会材料（含参加省、市、全国运动会）	30年
25	学生军训情况有关材料	30年
	XZ12人事
1	上级机关有关人事工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校人事工作的规章制度、整改措施、管理办法
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	人事工作计划、总结、调查材料、会议记录	永久
4	关于机构、编制的规划、计划及批复	永久
5	校内机构变化的材料	永久
6	干部任免文件及名单	永久
7	表彰、奖励及受到警告以上处分的教、职工的材料	永久
8	师资培养规划、计划及总结	永久
9	教师进修计划、安排、总结	30年
10	教师工作量规定及执行情况	30年
11	教职工业务考核材料	30年
12	人事统计报表	永久
13	教职工名册	永久
14	教学基层单位领导名册	永久
15	教职工评定、聘任专业技术职务材料	永久
16	教职工工资、调整材料及名册	永久
17	教职工转正、定级材料	永久
18	教职工校内调动材料	永久
19	教职工录用、调出、调入材料	永久
20	教职工援外或支边材料	永久
21	教职工出国、回国材料	永久
22	教职工退职、停薪留职材料	永久
23	教职工离、退休材料	永久
24	教职工延聘、返聘材料	永久
25	教职工福利工作材料	永久
26	使用临时工有关材料及名册	永久
27	教职工伤残、死亡、抚恤等材料	永久
	XZ13审计
1	上级有关审计工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制发的有关审计工作的规章制度
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	工作计划、总结、调查报告
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	本校工程项目等的审计报告及附件	永久
5	案件审查材料	永久
	XZ14保卫
1	上级有关保卫工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校有关保卫工作的规章制度、整改措施、管理办法
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	本校有关保卫工作的工作计划、总结、报告、调查、统计材料
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	要害部门的保卫、消防工作	30年
5	复员、转业、退伍、军烈属工作及人员名册	永久
6	保卫工作简报	10年
7	保卫部门人员编制，人员配备名单	永久
	XZ15后勤
1	上级有关后勤工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校后勤工作计划、总结、规章制度、管理办法、整改措施
2.1	年度以上的、重要的	永久
2.2	年度以下的、一般的	30年
3	房产管理、调配使用的规定、总结	30年
4	防震、防汛、三废整治工作的文件材料	30年
5	爱国卫生、公费医疗及保健工作的计划、总结、规定
5.1	重要的	永久
5.2	一般的	30年
6	车辆管理方面的文件材料	10年
7	伙食工作方面的文件材料	10年
8	校园工程方面的文件材料	10年
9	办理房产出租手续的材料及有关规定	10年
10	计划生育工作材料	10年
	XZ16 档案、图书、情报
1	上级有关档案、图书、情报工作方面的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校有关档案、图书、情报工作的规章制度，文件材料
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	本校档案、图书、情报工作的工作计划、总结、报告
3.1	年度以上的、重要的	永久
3.2	年度以下的、一般的	30年
4	本校召开的档案、图书、情报工作会议文件材料
4.1	重要的	30年
4.2	一般的	10年
5	表彰获奖文件材料	永久
6	统计年报	永久
7	参加校外工作会议或协会（学会）会议的材料
7.1	本校人员的发言及交流材料	30年
7.2	需贯彻的	10年
8	档案馆指南、全宗介绍	永久
9	档案、图书编研材料	永久
	XZ17 外事
1	上级有关外事工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制发的有关外事工作的规章制度、文件
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	本校外事工作计划、总结、调查报告
3.1	年度以上的、重要的	永久
3.2	年度以下的、一般的	30年
4	聘请外籍教师、专家来校讲学、访问、学术交流等的请示与批复	永久
5	授予外宾、专家学者荣誉称号的文件材料	永久
6	本校与国外单位签订的合同、协议书等文件材料	永久
7	本校领导出国访问、讲学等文件材料	30年
8	办理出国手续的文件材料	30年
9	回国人员的工作总结、带回的文件资料	30年
10	选派出国留学生情况调查及情况汇报	30年
11	外事工作统计报表	永久
12	礼品（送出、收进）登记簿	30年
13	本校召开的外事工作会议等文件材料	30年
14	外事工作简报	10年
15	收发文登记簿	10年

三、教学类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	JX11 综合
1	上级关于教学工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	上级召开有关教学工作会议的文件材料
2.1	本校领导或教师在会上的发言、制发的参考文件	30年
2.2	有指导、参照性的	10年
3	本校制发的有关教学工作的文件、规章制度
3.1	重要的	永久
3.2	一般的	30年
4	本校召开的有关教学工作会议的文件材料
4.1	重要的	永久
4.2	一般的	30年
5	通过上级审批的教育改革、教学计划、培养目标、培养规格、学制等	永久
6	教学评估、检查材料、课程评估材料
6.1	上级组织的	30年
6.2	本校内部的	10年
7	非学历教育培训班、进修班材料	30年
8	有关教学工作的综合统计	永久
9	教学优秀评奖材料（文件、证书、事迹等）
9.1	上级组织的	永久
9.2	本校的	30年
10	申报、审批国家科学院、工程院院士材料	永久
11	有关教材编审的文件材料	30年
12	讲座、学术报告、学风建设有关制度	30年
13	关于教育事业规划、计划、报告、总结、教学质量管理材料	30年
	JX12 专业设置及实验室建设
1	上级关于学科、专业设置及实验室建设的文件材料	30年
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
3	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料	30年
5	学科、专业、实验室建设统计报表	永久
6	申报和审批硕士点、博士点、博士后流动站及博士生导师有关文件材料	永久
7	研究生指导教师名单及聘任的申请、审批材料	30年
	JX13 招生工作
1	上级有关招生工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校的招生计划、规定、生源计划、招生工作总结	永久
3	新生录取材料及新生名册	永久
4	推荐免试录取新生名单和有关推荐材料	永久
5	委托、代培、自费生计划、合同及名单	永久
6	招生简章、专业介绍、招生信息	30年
7	研究生入学考试试题及答案	30年
8	东北地区招生专业目录	10年
9	研究生录取通知书存根	10年
	JX14 学籍管理
1	学生名册、新生入学登记表、学生人数统计表	永久
2	学生成绩单、双学位成绩单、辅修成绩单、外语统考成绩、计算机等级考试成绩	永久
3	研究生情况登记表、博士后人员情况登记表及博士后进站、出站管理材料	永久
4	各院系短期培训班学员登记表、成绩单及在校学习期间管理材料	永久
5	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、退学、复学、开除）	永久
6	学生奖励材料（优秀学生、三好学生、标兵、优秀学生干部、奖学金、先进班级）竞赛有关文件材料	30年
7	各类运动员一览表	永久
8	心里咨询和健康教育相关材料	30年
9	学生违法、违纪的处分材料	30年
10	本校关于学生毕业决定、发放毕业证、结业证登记和毕业生分配调配名单、总结	永久
11	毕业生信息登记表、毕业生就业落实情况	永久
12	毕业生供需统计资料及供需合同、协议书、接收函	30年
13	对毕业生质量调查的有关材料	30年
14	毕业生就业情况分析报告	30年
	JX15 课堂教学与实践
1	各专业的教学计划、教学大纲、教材使用计划、研究生培养计划	永久
2	任课教师一览表、教学任务书	30年
3	课表、课程进度、考试安排表、教材选用审批表	30年
4	硕士研究生期末考试试题及答案、博士研究生期末考试试卷	30年
5	典型教案、重要备课笔记、听课记录	30年
6	实习计划、实习大纲、实习总结	30年
7	优秀毕业设计论文摘要选编、毕业设计（论文）立题论证书	30年
	JX16 学位工作
1	上级有关学位工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制订的评定学位条例、办法
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	学位委员会讨论通过的决定、文件及会议记录	30年
4	学位委员会授予学位的名册	永久
5	学位委员会组成名单	30年
6	本校学位授予的决定、学位证号登记册	永久
7	研究生学位授予的评审材料、学位档案	永久
8	研究生学位授予的表决票	10年
	JX17 教学研究
1	高教研究、教学简报、教学调研活动的文件材料	30年
2	申报和审批教学研究成果奖材料	30年
3	课题立项、课程改革、精品课程建设、听课汇编	30年
4	优秀教师、双语教学、教师培训活动的有关材料	30年
	JX18 教材
1	本校自编、主编的教材、教学指导书、实习（实验）指导书、习题集	30年
2	各院系、专业使用的教材目录	30年
3	其他有保存价值的自编教学参考资料	10年
	JX19 研究生学位论文
1	硕士、博士研究生学位论文，博士后出站总结报告	30年
	JX21/JX23本（专）科生毕业论文
1	本（专）科生优秀毕业设计、毕业论文	30年
	（含夜大、函授、代培生）
	JX22 教学实习与实验
1	学生优秀实验报告、优秀实习总结	10年

四、科研类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	KY11综合
1	上级关于科研工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制订的有关科研工作的规章制度、文件
2.1	重要业务问题的	永久
2.2	一般业务问题的	30年
3	本校召开的科研工作会议的文件材料
3.1	校级工作会议、专题会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要等	永久
3.2	学术研讨会、报告会等文件材料	30年
4	参加上级科研工作会议的文件材料
4.1	本校的发言、上报的材料	永久
4.2	需贯彻执行的	30年
5	本校科研工作规划、计划、调研报告
5.1	年度和年度以上的	永久
5.2	年度以下的	10年
6	先进集体、先进个人事迹材料	永久
7	科研项目合同书、获奖证书	永久
8	专利项目申报、审批文件及证书	永久
9	科技成果展览、推广、转让和技术咨询等有关文件材料	30年
10	科研工作统计年报	永久
11	本校在研项目、鉴定项目、获奖项目、专利项目表	永久
12	科研工作大事记	永久
13	科研简报、工作信息等	30年
14	收发文登记簿	10年
	KY13科研项目
	一、项目研制的准备阶段
1	开题报告、调研报告、方案论证报告	30年
2	审批文件、任务书、合同书、委托书、协议书	永久
3	研制工作计划	30年
4	上级或有关单位下发的针对本课题的文件材料	永久
5	项目投资及预算材料、有关会议记录、信函	30年
	二、研究实验阶段
1	实验、试验、测试、调试、考察的原始记录（含关键配方、工艺流程、计算机程序、程序设计说明及结果分析报告等）	永久
2	设计原理说明及框图、计算结果及全套技术文件资料和图纸（含底图）	永久
3	研制阶段工作总结	30年
	三、总结鉴定阶段
1	研制总结报告、技术报告、设计说明书、使用说明书、技术诀窍、工艺技术等技术文件材料	永久
2	专家评审意见、用户意见	永久
3	鉴定申请与批复、鉴定委员会名单、鉴定（评审）意见、鉴定会代表名单、资料评审意见	永久
4	测试报告、鉴定（评审）证书、推广应用意见	永久
5	论文、专著	永久
	四、成果申报奖励阶段
1	奖励申报书与审批文件	永久
2	科技报告、项目内容介绍	永久
3	主要完成单位及人员情况表	永久
4	获奖文件、奖状、证书	永久
	五、推广应用阶段
1	转让合同、协议书	永久
2	专利证书	永久
3	用户反馈意见及经济效益证明	30年
4	推广应用总结	30年
5	设计定型、生产定型鉴定文件材料	永久
6	成果宣传报导材料	30年
7	对外学术交流材料	30年

五、产品类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	CP11综合
1	上级关于产品生产与科技开发、质量认证的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校或各研究所制订的有关规章制度、文件
2.1	重要业务问题的	永久
2.2	一般业务问题的	30年
3	计划、工作总结与市场调研报告
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	有关产品生产与科技开发方面往来信函	30年
5	用户意见和宣传广告方面的文件材料	30年
6	评优、获奖文件材料	永久
	CP12产品项目
	一、生产（开发）准备阶段
1	任务书、合同书、协议书、上级批文	永久
2	调查材料、方案论证、发展建议书	30年
	二、设计（研制）阶段
1	总体方案设计、全套设计、工艺、工装图和技术文件	30年
2	实验、测试、试验的原始记录及分析报告	30年
3	技术总结、工作总结、设计定型报告与批复	30年
4	产品说明书、技术条件、标准规范	30年
	三、试制与鉴定阶段
1	试验大纲、试验规程及记录、试验工作总结	30年
2	鉴定大纲、产品鉴定证书、产品合格证、产品证书、获奖证书	永久
3	鉴定会全套材料	永久
4	获奖与专利材料	永久
5	论文、专著	永久
	四、产品生产阶段
1	生产任务书及生产方案计划	30年
2	全套工艺定型图纸、技术条件说明书	永久
3	工艺说明书、规程、实验记录，分析和鉴定全部工艺性文件材料	永久
4	材料定额和代用单、工时定额	30年
5	重大事故分析材料、重要联席会议记录	永久
6	生产定型报告与批复	永久
7	各种更改单及技术通知单	30年
8	生产工作总结、技术工作总结	30年
	五、销售与技术服务阶段
1	经营、销售活动中形成的凭证性材料
1.1	重要性的	永久
1.2	一般性的	30年
2	产品用户清册	30年
3	销售合同、协议书、重要洽谈会记录	永久
4	产品说明书、宣传品、广告	30年
5	产品用户交验协议	30年
6	产品改进、更新建议书	30年
7	销售计划与统计	30年

六、基建类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	JJ11综合
1	上级有关基建方面的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制发的有关基建工作的文件、规章制度
2.1	重要的	永久
2.2	一般的	30年
3	基建工作年度计划、工作总结、统计报表	30年
4	财务预决算、简报	30年
5	学校总体规划设计及批复	永久
6	学校扩大初步设计及批复	永久
7	校园确认、征用土地批复红线图、拆迁、补偿协议书	永久
8	房屋产权证书	永久
9	土地产权证书	永久
10	水、电、暖供应协议书、煤气供应协议书	永久
11	校区各类装置位置图（如房屋、电力、地下管网等）	永久
12	校园地形图	永久
13	校区工程、水文、地质勘探设计、报告、地质图	永久
14	环境预测、调查报告	永久
15	气象、地貌控制点建筑物确定及观察记录	永久
16	气象、地震等春他设计基础材料	永久
	JJ12基建项目
	一、项目前期文件
1	上级关于工程立项的通知、批复等文件	永久
2	建设单位工程立项申请报告	永久
3	项目建议书等规划、投资文件及批复	永久
4	可行性研究报告、请示、专家评审意见及批复等文件	永久
5	项目评估、论证、招投标文件	永久
6	项目初步设计、请示及批复等文件	永久
7	项目调整文件及年度投资计划	永久
8	环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复	永久
9	劳动安全预评价及相关安全评审文件	永久
10	年度项目进度和完成情况报告及年度统计文件	长期
11	与项目建设有关的会议文件及领导讲话	长期
12	设计任务书、计划任务书及报批文件	永久
13	银行承贷文件	永久
14	项目资金来源（投资、集资、贷款）	永久
	二、土建工程文件
	（一）工程建设准备阶段
1	工程建设位置图与城建部门的批复文件	永久
2	建设工程选址申请（选点报告）及建设用地选址意见书及批复	永久
3	征用土地申请及批准文件	永久
4	有关征地、拆迁、移民、安置、补偿文件	永久
5	果树林木移建、公路照明、道路管理等方面协议	永久
6	国有土地使用权证及地形图	永久
7	地方政府有关建设用地规划许可证及核准的地形图	永久
8	建设工程规划(含规划红线图)许可证及核准的建筑工程位置地形图及总平面图	永久
9	用地协议、索赔等涉及法律事务的文件、租赁文件	永久
10	建设工程规划验收合格证及附图	永久
11	有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划、概算、预算管理、差价管理文件	永久
12	工程环境污染、人防安全等方面的评估审批文件	永久
13	环境保护文件	永久
14	消防文件	永久
15	职业卫生文件	永久
	（二）工程勘察、设计阶段
1	工程地质、水文地质、勘察设计合同、勘察设计、勘察报告（抗震评估文件）、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明等相关文件	永久
2	地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装、测量定位、观测记录	永久
3	水文、气象、抗震资料及建设区域地形图	永久
4	工程探墓、考古发掘	永久
5	设计承包合同、协议书、合同变更及委托设计任务书等有关文件	永久
6	设计招投标文件（招标书，投标书，开标、评/议标文件，中标通知书等全套文件）及免招标文件	永久
7	总体规划设计	永久
8	方案设计	永久
9	初步设计及其评审、调整、报批文件	永久
10	技术设计(工艺设计文件)	永久
11	施工图设计	长期
12	技术秘密材料、专利文件	永久
13	关键技术试验	永久
14	设计计算书	永久
15	设计评价、鉴定及审批文件	永久
16	工程总平面图	永久
17	工程设计总结	永久
18	改造方案及评审、报批文件	永久
19	投资包干协议及有关贷款的文件	永久
	（三）工程施工阶段
1	施工招投标文件（招标书，投标书，开标、评/议标文件，中标通知书等全套文件）	永久
2	施工承包合同、协议、合同变更文件	永久
3	施工执照, 施工许可证、施工单位资质证明	永久
4	建设及安装合同、分包协议	永久
5	水、暖、电、燃气、通信、给排水等配套协议文件	永久
6	施工文件
6.1	永久性水准点的坐标位置，施工定位测量、地质勘探	长期
6.2	开工报告（建设工程开工证）、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	长期
6.3	施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺	长期
6.4	设计变更资料，工程洽商记录、工程签证单、材料代用核定审批（归入监理部分）	长期
6.5	土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图	长期
6.6	地基钎探记录、地基验槽记录、桩基施工记录、试桩记录	长期
6.7	施工记录、施工日记、大事记	长期
6.8	原材料及构件出厂证明、质量鉴定（砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料等施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告）	长期
6.9	建筑材料试验报告（土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗等施工试验记录）	长期
6.10	（基础和主体结构、钢结构、防水工程等）隐蔽工程（检查、）验收记录	永久
6.11	工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告	长期
6.12	分项、分部、单位工程质量检查、评定、工程综合质量评定表	长期
6.13	交工验收记录证明	长期
6.14	施工总结、技术总结	长期
6.15	竣工报告、竣工验收报告	长期
7	设备、管线安装等施工文件
7.1	开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	长期
7.2	施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施	长期
7.3	设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批	长期
7.4	施工安装、试运行记录、安装质量检查、评定、事故处理报告	长期
7.5	隐蔽工程检查验收记录	长期
7.6	焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录	长期
7.7	强度、密闭性试验报告、设备调试记录（管道和设备强度、焊缝检查、严密性、灌水、通水、吹洗、消毒、漏风、试压、通球、阀门等试验记录）	长期
7.8	管线标高、位置、坡度测量记录	长期
7.9	系统调试、试验记录	长期
7.10	中间交工验收记录证明、工程质量评定	长期
7.11	竣工报告、竣工验收报告	长期
8	电气、仪表、水、暖等安装施工文件
8.1	开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	长期
8.2	施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施	长期
8.3	设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批	长期
8.4	电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化等设备、材料出厂合格证、随机文件	长期
8.5	电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化等设备施工记录、图纸变更记录	长期
8.6	电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录	长期
8.7	楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录	长期
8.8	性能测试和校核（变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录）	长期
8.9	调试、整定记录（电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录）	长期
8.10	施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告	长期
8.11	操作、联运试验	长期
8.12	电气装置交接记录	长期
8.13	中间交工验收记录、工程质量评定	长期
8.14	竣工报告、竣工验收报告	长期
9	环保设备施工文件	长期
	（四）工程监理文件
1	工程监理招投标文件（招标书，投标书，开标、评/议标文件，中标通知书等全套文件）	长期
2	工程监理委托合同、协议，监理资质证书	长期
3	监理大纲、监理规划、监理实施细则、分包资质、监理通知	长期
4	施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审文件	长期
5	施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审	长期
6	开（停、复、返）工令、许可证、中间验收说明书	长期
7	设计变更、材料、零部件、设备代用审批文件	长期
8	协调会审纪要、监理工程师令、批示、来往函件	长期
9	工程材料监理检查、复检、实验记录、报告	长期
10	监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录	长期
11	各项测控、测量成果、及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录	长期
12	工程质量事故、施工安全事故报告	长期
13	工程进度计划、实施、分析统计文件	长期
14	变更价格审查、支付审批、索赔处理文件	长期
15	单元工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估	长期
16	工程监理总结报告	长期
17	主要材料及工程投资计划、完成报表	长期
18	监理工作声像文件	长期
	（五）工程竣工阶段
1	单项工程交工验收文件, 单项工程竣工验收书	永久
2	工程质量检验、评定资料，工程质量监理报告等	永久
3	环境保护验收文件	永久
4	消防验收文件	永久
5	职业卫生验收文件	永久
6	劳动安全、防白蚁、人防、档案等其它专项验收文件	永久
7	质量问题处理结果记录及报告	长期
8	建筑结构使用要点	长期
9	全套竣工图	永久
10	建设用地范围内地下综合管网图	永久
11	工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明	永久
12	基建档案检查证书(建设单位填写)	长期
13	工程质量核验单、竣工验收报告、纪要等文件，建筑工程质量合格证，设计、施工评优文件	永久
14	竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件	永久
	三、会计文件
1	会计凭证	15年
2	会计帐簿	15年
3	会计报表、项目财务决算报告及批复	永久
4	移交清册	永久
	四、特殊载体文件材料
1	基建工程地形原貌及开工、建设、竣工全过程照片及其说明	长期
2	项目建设过程中重要活动的照片及其说明	长期
3	录像带及其解说词	长期
	五、项目验收文件
1	文件材料归档情况报告、批复	永久
2	审计报告、审计意见	永久
3	环境保护、劳动安全、消防、职业卫生等专项验收审批文件	永久
4	工艺平面布置图	永久
5	主要材料消耗、器材清单	短期
6	交付使用的固定资产文件	永久
7	项目质量评审材料	永久
8	竣工验收报告及审批文件	永久
9	项目验收会议文件	永久
10	归档文件专题目录、清单	永久
11	大事记	永久
12	项目建设后评估文件	永久

七、设备类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	SB11综合
1	上级有关仪器、设备管理的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校制发的有关仪器、设备管理的文件和规章制度
2.1	重要业务问题的	永久
2.2	一般业务问题的	30年
3	本校设备工作的计划、总结、调研报告
3.1	年度和年度以上的	永久
3.2	年度以下的	10年
4	本校仪器设备的移交清册、报废、调配报告与批复	永久
5	本校有关仪器设备的综合统计资料	永久
6	本校召开有关仪器设备管理的会议、检查、评估材料
6.1	校级工作会议、专题会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要等	永久
6.2	校级以下	30年
7	招投标等文件	30年
8	有关仪器设备评优授奖材料	永久
	SB12仪器设备项目
1	申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）	30年
2	上级或主管领导批复和准购批示	永久
3	定购合同、协议书	永久
4	进口设备过程中有关的技术商务文件（许可证、报关文件等）	永久
5	开箱记录、装箱单、备件规格表、产品合格证	永久
6	设备检查、安装、调试记录，测试数据、性能鉴定材料	与设备共存
7	双方移交签字文件、保修单	共存
8	验收报告、索赔往来函件及处理结果文件	永久
9	设备说明书及全套随机资料	共存
10	使用、维修、故障、事故记录	共存
11	重大事故调查分析及处理意见	永久
12	设备改造、技术开发过程中形成的文件材料（协议书）	永久

八、出版类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	CB11综合
1	上级有关编辑出版工作的文件
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	上级召开有关出版工作会议的文件材料	10年
3	本校制发的有关出版工作的文件及规章制度
3.1	重要业务问题的	永久
3.2	一般业务问题的	30年
4	本校编辑出版工作计划、规划、总结、简报、报告和重要会议记录	永久
5	有关编辑出版工作奖惩材料	永久
6	本校有关编辑出版工作的综合统计	永久
	CB12期刊--《工程大学学报》英文版
1	样刊	永久
2	审稿单	30年
	CB13出版物（图书、音像制品）
1	编辑出版合同、协议书	永久
2	原稿	永久
3	各级审稿单或历次审稿意见、与作者往来信函	永久
4	出版通知单、书刊、音像出版物样品	永久
5	出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬，版税通知单	30年
6	获奖或受查处情况	永久
7	再版意见、重要评论	永久
8	封面设计图样	30年
	CB14期刊--《哈尔滨工程大学学报》
1	样刊	永久
2	审稿单	30年
	CB15期刊--《应用科技》
1	样刊	永久
2	审稿单	30年
	CB16期刊--《智能系统学报》
1	样刊	永久
2	审稿单	30年
	CB17期刊--《哈尔滨工程大学学报（教育科学版）》
1	样刊	永久
2	审稿单	30年

九、财会类档案归档范围及保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	CK11综合
1	上级有关财会工作的文件材料
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	本校召开的有关财会工作会议的文件材料
3.1	校级工作会议、专题会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要等	永久
3.2	校级以下的会议材料	30年
3	本校制发的有关财会工作的文件和规章制度
3.1	重要业务问题的	永久
3.2	一般业务问题的	30年
4	本校关于财会工作的计划、总结
4.1	年度和年度以上的	永久
4.2	年度以下的	10年
5	本校关于财会工作的综合统计	永久
6	关于财会工作的表彰奖励材料	永久
	CK12会计报表
1	决算报表（含基建综合决算）	永久
2	预算会计报表	15年
3	年度以上规划表、分配计划、测算表	25年
4	年度以上各种统计报表（含工资报表）	25年
5	会计月报	15年
6	季度以下各种统计报表（含工资报表）	15年
	CK13会计帐薄
1	涉及外事会计帐簿	永久
2	总帐	15年
3	预算内（外）帐簿（含明细帐，分户帐）	15年
4	学校专项基金帐	15年
5	日记帐	15年
6	现金出纳帐、银行存款帐	25年
7	各类明细帐	15年
	CK14会计凭证
1	涉及外事的会计凭证	永久
2	涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	25年
3	其他凭证	15年
	CK15工资清册
1	工资发放名册、工资变动单、卡片等	永久
2	工资转移、证明、通知存根	25年
3	各种资金、奖学金、贷学金、助学金的名册、卡片等	15年
4	个人所得税审报表	永久
	CK16其它类
1	会计档案移交清册	永久
2	会计档案销毁清册	永久
1
2

十、声像档案归档范围和保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	SX11综合
1	上级有关声像工作的文件
1.1	针对本校的、重要的	永久
1.2	有指导与参照性的	30年
2	声像工作规章制度
2.1	重要业务问题的	永久
2.2	一般业务问题的	30年
3	声像工作年度计划、总结、统计报表	永久
	SX11声像制品文字材料
1	制作项目的申请报告	永久
2	制作项目的批复	永久
3	制作任务书、制作计划	永久
4	创作设计、剧本及文字说明	30年
5	完成项目的总结及评审鉴定	30年
6	出版、发行或相互交流的协定书、合同书	永久
	SX12/SX13/SX14/SX15等声像载体材料
	一、党政类
1	历届党代会、团代会、学代会、教代会、妇代会及党政重大会议的各种声像材料	永久
2	校庆、教师节、重大纪念日形成的各种重要声像材料	永久
3	民主党派组织的重大活动	永久
4	少数民族、港澳同胞、归侨的重要活动	永久
5	省以上领导和社会名流来校视察工作、参观访问	永久
6	学校党政领导任职期间的重要工作照及声像材料	永久
7	授予校外知名人士名誉称号声像材料	永久
	二、教学工作类
1	迎新生及开学典礼的声像材料	永久
2	知名教授、专家和在学术上造诣较深的中、老年教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教学等声像材料	永久
3	师生实习、野外考察、社会实践等材料	30年
4	学生参加各种知识竞赛的照片录像等	30年
5	历届毕业生照片、毕业生典礼声像材料	永久
6	评选优秀教材及发奖大会声像材料	30年
7	本校编制的声像教学、教学参考的声像材料	30年
	三、科研工作类
1	重点、大型科研课题评审、鉴定会	永久
2	用声像手段完成的课题所形成的声像材料和重点科研项目关键阶段的声像材料	永久
3	科研成果及颁奖仪式的声像材料	30年
4	一些大型学术性会议的声像材料	30年
5	本校科研报告会的声像材料	30年
6	著名专家来校作学术报告的声像材料	永久
7	参加市级以上科技成果展览的声像材料	30年
	四、外事工作类
1	外国领导人、友好人士各种代表团来校参观访问	永久
2	与外国签订合同的全过程的声像材料	永久
3	外籍友人赠送的礼品照片及其他声像记录材料	30年
4	外国学生、工作人员在学校学习、生活、工作的声像材料	30年
5	本校派出国进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料	30年
	五、文体活动类
1	历届校级运动会的重要声像材料	永久
2	校运动代表队参加市级以上运动会的声像材料	永久
3	历届校级文艺汇演、艺术节的声像材料	30年
4	校级书法、画展的声像材料	10年
5	参加市级以上的文艺汇演、艺术节书画展的声像材料	永久
	六、其他
1	校园历史建筑、基本风貌及重要建筑的声像材料	永久
2	重要产品、仪器设备的声像材料	永久
3	学生每年“三好”及“优秀毕业生”表彰的照片、底片	永久
4	学生受省部级以上各种表彰、荣誉称号的声像材料	永久

十一、实物档案归档范围和保管期限表

序号	类和条款名称	保管期限
	SW11
1	题词、题字、画册、签名簿	永久
	SW12
1	奖状、证书（校级以上）	永久
	SW13
1	奖牌、牌匾、奖杯、锦旗（校级以上）	永久
	SW14
1	本校作废印章	永久
	SW15
1	校庆纪念品	30年
	SW16
1	学校互访礼品、纪念品	30年

为党管档

归档范围

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