第一章 总则

第一条 为了适应学校智慧化校园建设，规范我校电子文件的归档与管理工作，根据《中华人民共和国档案法》(主席令第四十七号)《中华人民共和国档案法实施条例》(国令第772号)《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》(国办发〔2023]26号)等有关法律法规，结合我校档案工作实际，制定本办法

第二条 电子文件指学校各部门在工作职责范围内处理事务过程中，在数字设备及环境中形成、办理、传输和存储，对学校具有保存价值的各种数字格式的信息记录。

第二章 电子文件管理职责

第三条 信息化处将档案信息化纳入学校信息化发展规划;负责监督指导学校电子档案管理系统建设，并保障其基础硬件设施、网络安全与电子档案备份要求;负责统筹指导各业务系统电子文件归档功能建设，为电子档案管理提供信息化支持。

第四条 档案馆负责制定电子文件归档与电子档案管理制度;与各部门配合提出业务系统电子文件归档功能要求;负责电子档案管理系统的建设与应用培训;负责指导归档电子文件的整理工作;负责归档电子文件的集中统一管理与提供利用等各项工作。

第五条 学校各部门应结合自身业务工作制定电子文件及电子档案管理制度。各部门负责档案工作的分管领导负责本部门电子文件归档工作，兼职档案员负责本部门电子文件的收集、积累与向档案馆移交等工作。各部门应推动完善业务系统中电子文件归档功能，建立与学校电子档案管理系统的有效衔接

第三章 电子文件归档范围

第六条 各部门在工作过程中直接产生的、具有查考利用价值的电子文件均应列入收集范围:

(一)文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)等执行;

(二)照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照《照片档案管理规范》标准执行;

(三)科技类电子文件的归档范围按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准执行;

(四)邮件类电子文件的归档范围按照《公务电子邮件归档与管理规则》等标准执行;

(五)网页、社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》标准执行;

(六)其它类电子文件归档范围按照国家相关规定执行

第七条 归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年等。

第四章 电子文件移交归档

第八条 归档方式(一)自动归档:通过办公系统和本、研教务系统等业务系统与电子档案管理系统对接，将电子文件和电子数据定期传送到档案管理系统指定位置，经档案馆工作人员审核后归入电子档案库。

(二)人工归档:文件形成部门兼职档案员在档案管理系统内进行档案信息著录并上传电子格式的文件，经档案馆工作人员审核后归入电子档案库，

第九条 归档要求

(一)电子文件归档不得采用非开放的压缩、加密、签名、印章等技术措施;不同类型电子文件的具体归档格式应当符合电子档案管理信息系统识读标准

(二)电子文件形成或办理部门应当在应归档的电子文件形成、办理、收集过程中完成电子文件分类、命名等整理活动，确保来源可靠、程序规范、要素合规。

(三)电子文件归档的同时，归档部门应根据实际情况同步进行原始纸质档案的收集归档工作。确有必要归档的原始纸质档

案，归档部门可将其与电子文件同步移交、

第五章 电子档案管理

第十条 档案馆接收电子档案时，按照归档要求对电子档案进行验证:

(一)内容范围、格式和质量按照要求进行检验，合格后方可接收。发现不属于归档范围或不符合真实性、完整性、可用性和安全性要求的，应退回移交部门予以整改;

(二)根据各类档案归档标准确认电子文件移交格式，如不符合电子档案移交格式要求，应当进行格式转换，

第十一条 电子档案移交接收应通过符合安全管理要求的网络和信息系统进行。不具备在线传输条件的，应配备符合安全管理要求的存储载体。

第十二条 档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。

第十三条 电子档案经检验合格后，档案馆与移交部门办理电子档案交接手续。

第六章 电子档案保管和利用

第十四条档案馆应当配备满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施，配备存储资源，建设符合有关标准规范、具备电子档案长期安全管理功能的应用系统，支撑电子档案接收、存储、备份、开发利用、转换、迁移、销毁等工作

第十五条 档案馆应当对电子档案、电子档案管理系统产生的数据进行备份，备份应采取在线、离线两种方式进行，要与传统载体档案数字化成果备份工作一并实施，确保全部档案数字资源及管理信息系统完整备份，

第十六条 出现但不限于以下情况时，应实施电子档案及其元数据的转换或迁移:

(一)电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换;

(二)因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换;

(三)支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、服务器等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施电子档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移;

(四)电子档案管理系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。

第十七条 档案馆对电子档案利用申请人进行身份和权限审核后，按学校相关档案利用程序办理

第十八条 对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施，利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案;电子档案的离线存储介质不得外借，其使用应在档案馆

的监控范围内。

第十九条 对保管期届满的电子档案进行鉴定，形成鉴定工作报告。经鉴定仍需保存的，应重新划定保管期限并作出标记。

第七章附则

第二十条 本办法由档案馆负责解释，自2024年7月13日起施行。《哈尔滨工程大学电子文件归档与管理办法(试行)》(校字〔2010]50号)同时废止。